随着我校国际化程度的不断深入，我校各院部及科研机构的对外教育合作与学术交流活动日渐频繁。为规范举办国际会议申报程序，提高会议的质量及效益，根据上级有关部门文件精神，特制定本办法。
一. 会议申报
1. 国际合作与交流处（以下简称国际处）负责我校国际会议的申报及管理工作；
2. 学校鼓励有条件和能力的院（部）、科研机构举办国际会议，以提高我校科学研究水平，促进学科建设，扩大我校在国际上的影响；
3．申办单位需填写《山东大学举办国际/双边/两岸学术会议申报表》，经院（部）、直属科研机构负责人签字盖章后，按上半年会议和下半年会议，分别于每年8月底和会议当年1月底送交国际处。不得以个人名义申报国际会议；
4．国际处每年分两次（召开会议前一年8月和召开会议当年1月）集中审批办理。其他时间原则上不再受理。
涉及下列6类国际会议，受理申报截止时间只能为召开前一年8月。即：
① 联合国下属机构和专门机构的大会与特别会议；
② 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；
③ 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；
④ 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学专业领域的专业或学术性国际会议；
⑤ 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级特别国际会议；
⑥ 邀请党和国家领导人出席的国际会议。
不涉及敏感政治问题、外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会
议可不预报计划，但必须按规定提前报批；
5. 经学校相关职能部门研究并报学校批准后，由国际处负责行文报教育部审批；
6.未经批准，任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际会议，不得向与会代表发出邀请。
二. 会议筹备
1. 主办单位收到会议批复后，由会议秘书处负责向出席会议的境外代表发正式邀请函。需山东省人民政府邀请函申请签证者，由国际处负责办理相关手续。
2. 主办单位应及早召集会议筹备人员，落实经费、会场及各类必需设施，认真、仔细地做好会前各项准备工作，确保达到预期效果。
3．主办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作周密安排，做好各种突发事件的应急预案，确保与会代表安全。
4. 举办国际会议应厉行节约，严格按照有关规定，限定经费开支范围和开支标准。不得以盈利为目的，更不能为了得到外方赞助，而按外方要求举办国际会议或邀请国（境）外人员参加国际会议。
5. 对部分高水平的国际学术会议，学校将予以资助。具体资助办法参照《山东大学国际学术交流基金（举办国际学术会议专项）实施办法》。如需申请学校资助，会议主办单位应提前3个月填写《山东大学举办国际/双边/两岸会议资助申请表》，上交国际处统一报请学校相关部门组织审批。
三. 会务及注意事项
1. 主办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。经批准同意对外申办或举办的国际会议，有关机构和个人在申办或举办会议过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。涉及敏感及不明事宜，应及时与学校国际处联络，不得随意对外表态。
2. 经批准举办的国际会议，主办单位必须及时填写《山东大学举办国际/双边/两岸学术会议总结表》并撰写会议总结报告，在会议结束后两周内，连同会议通讯录、论文集、照片、录音录像等资料一并报送学校国际处。
3. 若会议级别较高或拟邀请国内、外重要人士参会，需要学校领导出席活动的，主办单位应提前两周将申请报告及背景材料报学校国际处，由国际处协调安排相关事宜。
4. 已获学校资助的国际会议，主办单位应在会议结束后一个月内，持国际处出具的批准资助证明信和相关材料至国际处办理相关经费结算手续。
5. 主办单位应组织力量对与会代表提交论文进行审查，对有政治性错误内容的，应及时要求更正或取消论文的发表资格。
四、附则
本办法同样适用于双边及两岸会议。
本办法自公布之日起执行，由学校国际处负责解释。
